TÀI LIỆU KẾ TOÁN BỊ MẤT HOẶC BỊ HỦY HOẠI THÌ ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẦN PHẢI LÀM GÌ?

Căn cứ pháp lý

Luật Kế toán 2015
Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Nghị định 41/2018/NĐ-CP

Trong hoạt động kế toán, tài liệu kế toán là tài sản quan trọng giúp ghi chép, phản ánh và lưu trữ toàn bộ các giao dịch tài chính, kinh tế của đơn vị. Tuy nhiên, trong một số trường hợp bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, hay do sơ suất, tài liệu kế toán có thể bị mất hoặc bị hủy hoại. Điều này đặt ra yêu cầu cấp thiết đối với các đơn vị kế toán phải có biện pháp xử lý phù hợp, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và không gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như quyền lợi của các bên liên quan.

1. Định nghĩa

Theo khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán 2015, “tài liệu kế toán” là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tài liệu kế toán là cơ sở pháp lý và thực tiễn để kiểm tra, kiểm toán và đối chiếu thông tin tài chính của đơn vị. Việc mất hoặc bị hủy hoại tài liệu kế toán có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng nếu không được xử lý kịp thời và đúng quy định.

2. Tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì đơn vị kế toán cần phải làm gì?

Luật Kế toán 2015 quy định trách nhiệm của đơn vị kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện ngay các công việc sau đây:

Kiểm tra và lập biên bản:

Xác định số lượng và hiện trạng tài liệu bị mất hoặc hư hỏng.
Xác định nguyên nhân gây ra sự cố (ví dụ: thiên tai, hỏa hoạn, hoặc các lý do khác).
Thông báo cho các bên liên quan (các đơn vị, cá nhân giao dịch) và cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Phục hồi tài liệu bị hư hỏng:

Nếu tài liệu bị hư hỏng nhưng vẫn còn có thể phục hồi, cần thực hiện các biện pháp phục hồi tài liệu kế toán bị hư hỏng.

Liên hệ để sao chụp lại tài liệu:

Liên hệ với các tổ chức, cá nhân giao dịch có liên quan để xin sao chụp lại các tài liệu bị mất hoặc hủy hoại.
Xác nhận lại tài liệu nếu có thể từ các bên liên quan, bảo đảm tài liệu sao chụp có đầy đủ chữ ký và dấu xác nhận.

Kiểm kê tài sản và lập lại tài liệu kế toán (Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng biện pháp (2) và (3):

Lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc hủy hoại bằng cách tổng hợp và kiểm kê lại các tài liệu từ các nguồn liên quan khác.
Đảm bảo rằng tài liệu kế toán mới được lập lại đầy đủ và chính xác, tuân thủ các quy định pháp luật.

Ngoài các công việc nêu trên, đơn vị kế toán phải có trách nhiệm giải trình, trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

3. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán trong bao lâu?

Theo quy định, tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.

Theo đó, tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong vòng 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

Về thời hạn lưu trữ, tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

Ít nhất 5 năm: Đối với tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Ít nhất 10 năm: Đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm.
Lưu trữ vĩnh viễn: Đối với tài liệu có tính sử liệu, quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

4. Doanh nghiệp để tài liệu kế toán hư hỏng, mất mát thì bị xử phạt thế nào?

Khi doanh nghiệp có hành vi vi phạm quy định về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, tùy thuộc vào tính chất và mức độ vi phạm, cá nhân hoặc tổ chức chịu trách nhiệm có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP như sau

Phạt cảnh cáo đối với các hành vi sau:

Đưa tài liệu vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên.
Không sắp xếp tài liệu theo trình tự thời gian và kỳ kế toán năm.

Phạt tiền từ 5.000.000 đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

Lưu trữ tài liệu không đầy đủ.
Bảo quản tài liệu không an toàn, dẫn đến hư hỏng, mất mát.
Sử dụng tài liệu trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định.
Không kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu bị mất hoặc hủy hoại.

Phạt tiền từ 10.000.000 đến 20.000.000 đồng đối với các hành vi sau:

Hủy tài liệu kế toán trước khi hết hạn lưu trữ mà không đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không tiêu hủy đúng phương pháp và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định.

Lưu ý: Mức phạt trên áp dụng cho cá nhân, nếu tổ chức vi phạm sẽ bị phạt gấp 2 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

5. Kết luận

Tài liệu kế toán không chỉ là phương tiện quản lý tài chính mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng của các doanh nghiệp. Việc mất hoặc hủy hoại tài liệu kế toán đòi hỏi đơn vị phải nhanh chóng áp dụng các biện pháp xử lý theo đúng quy định pháp luật, nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Thực hiện nghiêm túc và chặt chẽ các quy trình trên không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp mà còn duy trì niềm tin của các cơ quan chức năng và đối tác.

6. Thông tin về Chúng Tôi, Hankuk Law Firm

■ Hankuk Law Firm

Mục tiêu của các dịch vụ pháp lý do HANKUK LAW FIRM cung cấp là hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà đầu tư và mọi người. Tổ chức của chúng tôi tuyển dụng các luật sư, đối tác và chuyên gia lành nghề người Hàn Quốc cung cấp các dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp liên quan đến các tập đoàn và tố tụng.

Để hỗ trợ quá trình khởi nghiệp, các luật sư và nhân viên của chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ, bao gồm tư vấn luật kinh doanh, tư vấn luật thuế và nhập cư, dịch vụ bất động sản, tư vấn kinh doanh, tiếp thị và truyền thông, nguồn nhân lực, phân phối sản phẩm, các lựa chọn nhượng quyền thương mại, v.v. Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên môn về mọi khía cạnh trong nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và đạt được kết quả tốt nhất, chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý và tham gia vào các vụ kiện dân sự liên quan đến kinh doanh, lao động, hôn nhân, gia đình và thừa kế.

■ Liên hệ Hankuk Law Firm

Để được tư vấn pháp lý đáng tin cậy và hiệu quả, vui lòng liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn những câu trả lời tốt nhất có thể và đội ngũ luật sư dày dạn kinh nghiệm của chúng tôi có kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực pháp lý. Chúng tôi luôn ở đây để cung cấp sự hỗ trợ có năng lực và tận tâm nhất, bất kể bạn đang giải quyết các vấn đề hợp đồng, tranh chấp thương mại hay cần hướng dẫn về đầu tư nước ngoài. HANKUK LAW FIRM rất vinh dự được hỗ trợ hàng trăm khách hàng trong nước và quốc tế giải quyết khéo léo các vấn đề pháp lý phức tạp với tư cách là đối tác pháp lý đáng tin cậy của họ. Đừng để các vấn đề pháp lý cản trở thành công của bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn hướng tới thành tựu và sự thoải mái về mặt pháp lý. Để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng đảm bảo quyền của bạn luôn được duy trì ở tiêu chuẩn cao nhất, hãy liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ.

■ Liên hệ ngay cho chúng tôi, Hankuk Law Firm:

Website: http://hankuklawfirm.com/en/

FB: https://www.facebook.com/hankuk.lawfirm

Tiktok: https://www.tiktok.com/@opineslang

Youtube: https://www.youtube.com/@hankuklawfirm6375

Email: info@hankuklawfirm.com

SĐT: 0369.77.11.46