회계 서류가 분실되거나 파기된 경우, 회계 부서는 무엇을 해야 하나요?
법적 근거
- 2015년 회계법
- 제174/2016/ND-CP호 법령
- 제41/2018/ND-CP호 법령
회계 활동에서 회계 문서는 기업의 모든 재정적 거래와 경제적 활동을 기록하고 반영하며 보관하는 중요한 자산입니다. 그러나 자연 재해, 화재 또는 실수 등 불가항력적인 경우에는 회계 문서가 분실되거나 훼손될 수 있습니다. 이는 회계 부서가 법적 규정을 준수하고 사업 운영 및 관련 당사자의 권리에 영향을 미치지 않도록 적절한 조치를 취해야 할 필요성을 제기합니다.
1. 정의
2015년 회계법 제3조 제18항에 따라, “회계 문서”는 회계 증빙서류, 회계 장부, 재무 보고서, 관리 회계 보고서, 감사 보고서, 회계 검토 보고서 및 회계와 관련된 기타 문서입니다.
회계 문서는 해당 단위의 재정 정보를 검사, 감사 및 비교하는 법적 및 실질적 기초입니다. 회계 문서가 분실되거나 손상될 경우 이를 적시에 적절하게 처리하지 않으면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다.
2. 회계 문서가 분실되거나 손상된 경우, 회계 부서는 무엇을 해야 합니까?
2015년 회계법은 회계 문서가 분실되거나 손상된 경우 회계 부서의 책임을 규정하고 있으며, 회계 부서는 즉시 다음 작업을 수행해야 합니다:
(1) 검토 및 작성:
- 분실되거나 손상된 문서의 수량과 상태를 확인합니다.
- 사건의 원인(예: 자연재해, 화재 또는 기타 이유)을 확인합니다.
- 관련된 당사자(단위, 거래 개인)와 관련된 국가 기관에 통보합니다.
(2) 손상된 문서 복구:
- 문서가 손상되었지만 복구할 수 있다면 회계 문서 복구 조치를 취해야 합니다.
(3) 문서 재복사 요청:
- 관련된 거래 기관과 개인에게 연락하여 분실되거나 손상된 문서의 복사본을 요청합니다.
- 가능한 경우, 관련 당사자에게 확인을 받아 복사된 문서에 서명 및 확인 도장이 포함되어 있는지 확인합니다.
(4) 자산 점검 및 회계 문서 재작성 (문서가 자산과 관련이 있지만 (2) 및 (3) 방법으로 복구할 수 없는 경우):
- 관련된 다른 출처에서 문서를 수집하여 손상된 회계 문서를 재작성합니다.
- 새로 작성된 회계 문서가 완전하고 정확하며 법적 요구 사항을 준수하는지 확인합니다.
위의 작업 외에도 회계 부서는 세무 기관 및 관련 국가 기관에 법률에 따라 적시에 완전하고 정직하며 투명한 회계 정보를 제공하고 해명할 책임이 있습니다.
3. 회계 문서 보관 및 저장 기간은 얼마나 됩니까?
규정에 따라, 회계 문서는 사용 및 보관 과정에서 완전하고 안전하게 보관되어야 합니다. 회계 단위는 회계 문서의 관리, 사용, 보관에 대한 규정을 수립해야 하며, 각 부서와 회계 담당자에 대한 책임과 권한을 명확히 해야 합니다. 회계 단위가 중소기업 지원법에 따라 초소형 기업인 경우, 회계 문서의 관리, 사용, 보관에 대한 규정을 반드시 수립할 필요는 없지만, 여전히 회계 문서를 규정에 맞게 완전하고 안전하게 보관할 책임이 있습니다. 회계 단위는 회계 문서를 관리하고 보관할 수 있는 충분한 물리적 환경과 수단을 보장해야 합니다. 회계 담당자는 사용 중인 회계 문서를 보관할 책임이 있습니다.
회계 문서는 완전하고 체계적으로 보관되며, 발생 시간 순서와 회계 연도별로 분류하여 파일로 정리해야 합니다. 회계 문서는 회계 연도 종료일 또는 회계 작업 종료일로부터 12개월 이내에 보관해야 합니다.
보관 기간에 관한 규정에 따르면, 회계 문서는 다음과 같은 기간 동안 보관되어야 합니다:
- 최소 5년: 관리 및 운영에 사용되는 문서로, 회계 장부에 기록하거나 재무 제표를 작성하는 데 직접 사용되지 않는 회계 증빙 문서 포함
- 최소 10년: 회계 장부에 기록하거나 재무 제표를 작성하는 데 직접 사용되는 회계 증빙 문서, 회계 장부 및 연간 재무 제표
- 영구 보관: 경제, 안보, 국방과 관련된 중요하고 기밀성이 요구되는 문서
4. 기업이 회계 문서를 손상시키거나 분실한 경우 어떻게 처벌됩니까?
회계 문서의 보관 및 저장에 대한 규정을 위반한 기업은 위반의 성격과 정도에 따라 개인 또는 책임 있는 조직이 행정 처벌을 받을 수 있습니다. 이는 41/2018/NĐ-CP 호법령에 따라 다음과 같이 처리됩니다.
a) 경고 처벌은 다음 행위에 대해 부과됩니다:
- 문서 저장이 12개월 이상 지연된 경우
- 문서를 시간순과 회계 연도별로 정리하지 않은 경우
b) 5,000,000에서 10,000,000동의 벌금은 다음 행위에 대해 부과됩니다:
- 문서가 불완전하게 저장된 경우
- 문서를 안전하게 보관하지 않아 손상되거나 분실된 경우
- 규정된 보관 기간을 넘겨 문서를 사용한 경우
- 분실되거나 훼손된 문서를 확인, 분류, 복구하지 않은 경우
c) 10,000,000에서 20,000,000동의 벌금은 다음 행위에 대해 부과됩니다:
- 저장 기간이 끝나기 전에 문서를 폐기한 경우, 단, 형사 책임을 묻지 않는 경우
- 폐기 위원회를 설립하지 않거나, 폐기 절차를 정확하게 따르지 않거나, 규정에 따라 폐기 확인서를 작성하지 않은 경우
주의: 위 벌금은 개인에 대해 적용되며, 조직이 위반한 경우 개인의 벌금 금액의 2배가 부과됩니다.
5. 결론
회계 문서는 재무 관리를 위한 수단일 뿐만 아니라 기업에 있어 중요한 법적 근거입니다. 회계 문서가 분실되거나 훼손된 경우, 기업은 법적 규정에 따라 신속하게 적절한 처리 절차를 적용해야 하며, 이는 투명성과 진실성을 보장하고 법적 위험을 최소화하는 데 도움이 됩니다. 위의 절차를 엄격하고 철저히 이행하는 것은 기업의 이익을 보호하는 것뿐만 아니라 관련 기관과 파트너들의 신뢰를 유지하는 데에도 중요합니다.
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