Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, tổ chức sử dụng lao động tại Việt Nam. Việc lập và nộp báo cáo đúng hạn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro bị xử phạt hành chính, mà còn đóng vai trò quan trọng trong công tác quản lý lao động, đảm bảo minh bạch và ổn định thị trường lao động.

I. Cơ sở pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019 (Luật số 45/2019/QH14)
• Nghị Định 145/2020/NĐ-CP – Hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động
• Nghị định  219/2025/NĐ-CP
• Thông Tư 23/2014/TT-BLĐTBXH – Quy Định về Báo cáo Lao động

II. Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 

Theo Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng lao động tại Việt Nam bắt buộc phải lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ theo quy định pháp luật. Đối tượng áp dụng cụ thể gồm:

• Công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại, dịch vụ.
• Hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể có sử dụng lao động theo hợp đồng lao động.
• Cơ quan, tổ chức nhà nước tuyển dụng lao động theo hợp đồng lao động, bao gồm các đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức chính trị – xã hội.

Đối với trường hợp có người lao động nước ngoài, tổ chức, doanh nghiệp sẽ gộp chung việc thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài khi đề nghị cấp hoặc gia hạn giấy phép lao động theo quy định Nghị định 219/2025/NĐ-CP, không yêu cầu phải thực hiện thủ tục riêng như thời gian vừa qua khi áp dụng quy định tại Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.

III. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 

Theo Khoản 2, Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sử dụng lao động Việt Nam phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo định kỳ như sau:

• Báo cáo 6 tháng đầu năm 2025: Hạn nộp trước ngày 5/7/2025, phản ánh tình hình lao động từ 01/01/2025 đến 30/6/2025.
• Báo cáo 6 tháng cuối năm 2025: Hạn nộp trước ngày 5/01/2026, phản ánh tình hình lao động từ 01/07/2025 đến 31/12/2025.

IV. Cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

4.1. Hồ sơ báo cáo tình hình sử dụng lao động

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, bao gồm:

• Báo cáo tình hình sử dụng lao động (theo mẫu quy định của Bộ Nội vụ tại Công văn 9002/SNV-VLATLĐ năm 2025)

4.2. Phương thức nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp báo cáo như sau:

• Nộp online qua Cổng dịch vụ công: Truy cập https://dichvucong.gov.vn để thực hiện báo cáo trực tuyến.
• Nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
• Nộp qua đường bưu điện đến cơ quan tiếp nhận báo cáo theo địa chỉ của Sở Nội vụ.

V. Mức xử phạt khi không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

5.1. Mức phạt đối với việc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động Việt Nam

Doanh nghiệp không thực hiện báo cáo theo quy định sẽ bị xử phạt với mức:

• Phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng.

5.2. Mức phạt đối với việc không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài nhưng không thực hiện báo cáo theo yêu cầu sẽ bị xử phạt với mức:

• Phạt tiền từ 10.000.000 – 20.000.000 đồng.

5.3. Mức phạt đối với hành vi cung cấp thông tin sai sự thật trong báo cáo

Nếu doanh nghiệp khai báo không trung thực, cung cấp thông tin sai lệch trong báo cáo tình hình sử dụng lao động, mức xử phạt có thể lên tới:

• Phạt tiền từ 10.000.000 – 30.000.000 đồng.

VI. Kết luận

Việc thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động – bao gồm cả lao động Việt Nam và lao động nước ngoài – là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực được quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP có sử dụng người lao động nước ngoài. Cơ chế báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài là một trong những cách thức để Nhà nước quản lý và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người lao động. Thông qua báo cáo tình hình sử dụng lao động này, Nhà nước có thể quản lý thị trường lao động tại Việt Nam, từ đó xây dựng các chính sách hỗ trợ cho người lao động. Đồng thời, đây còn là phương thức giúp các doanh nghiệp quản lý nhân sự rõ ràng hơn, xem xét lại cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp, nhờ đó có thể định hướng cụ thể hơn từ giai đoạn tuyển dụng. Tuân thủ đầy đủ quy định về biểu mẫu, thời hạn và phương thức nộp báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các mức xử phạt hành chính, mà còn góp phần xây dựng hệ thống quản trị nhân sự minh bạch, chuyên nghiệp và phù hợp với yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước.

Trong bối cảnh các quy định pháp luật ngày càng được cập nhật và siết chặt, đặc biệt đối với lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình nội bộ, phân công bộ phận phụ trách, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và thực hiện báo cáo đúng hạn theo quy định tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP. 

Tuân thủ đúng quy trình báo cáo không chỉ là trách nhiệm pháp lý, mà còn hỗ trợ doanh nghiệp vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo tiền đề thuận lợi cho hoạt động tuyển dụng, sử dụng lao động lâu dài. Trong trường hợp doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập báo cáo hoặc cần hỗ trợ về thủ tục pháp lý, việc tham khảo ý kiến chuyên gia là giải pháp hiệu quả nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ toàn diện.

VII. Thông tin về Chúng Tôi, Hankuk Law Firm

■ Hankuk Law Firm

Mục tiêu của các dịch vụ pháp lý do HANKUK LAW FIRM cung cấp là hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà đầu tư và mọi người. Tổ chức của chúng tôi tuyển dụng các luật sư, đối tác và chuyên gia lành nghề người Hàn Quốc cung cấp các dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp liên quan đến các tập đoàn và tố tụng.

Để hỗ trợ quá trình khởi nghiệp, các luật sư và nhân viên của chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ, bao gồm tư vấn luật kinh doanh, tư vấn luật thuế và nhập cư, dịch vụ bất động sản, tư vấn kinh doanh, tiếp thị và truyền thông, nguồn nhân lực, phân phối sản phẩm, các lựa chọn nhượng quyền thương mại, v.v. Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên môn về mọi khía cạnh trong nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và đạt được kết quả tốt nhất, chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý và tham gia vào các vụ kiện dân sự liên quan đến kinh doanh, lao động, hôn nhân, gia đình và thừa kế.

■ Liên hệ Hankuk Law Firm

Để được tư vấn pháp lý đáng tin cậy và hiệu quả, vui lòng liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn những câu trả lời tốt nhất có thể và đội ngũ luật sư dày dạn kinh nghiệm của chúng tôi có kiến ​​thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực pháp lý. Chúng tôi luôn ở đây để cung cấp sự hỗ trợ có năng lực và tận tâm nhất, bất kể bạn đang giải quyết các vấn đề hợp đồng, tranh chấp thương mại hay cần hướng dẫn về đầu tư nước ngoài. HANKUK LAW FIRM rất vinh dự được hỗ trợ hàng trăm khách hàng trong nước và quốc tế giải quyết khéo léo các vấn đề pháp lý phức tạp với tư cách là đối tác pháp lý đáng tin cậy của họ. Đừng để các vấn đề pháp lý cản trở thành công của bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn hướng tới thành tựu và sự thoải mái về mặt pháp lý. Để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng đảm bảo quyền của bạn luôn được duy trì ở tiêu chuẩn cao nhất, hãy liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ.

■ Liên hệ ngay cho chúng tôi, Hankuk Law Firm:

Website: http://hankuklawfirm.com/en/  FB: https://www.facebook.com/hankuk.lawfirm  Tiktok: https://www.tiktok.com/@hankuklawfirm Youtube: https://www.youtube.com/@hankuklawfirm6375 Email:  info@hankuklawfirm.com   SĐT: 0942.339.063