I. Cơ sở pháp lý

• Nghị định 70/2025/NĐ-CP
• Thông tư 32/2025/TT-BTC
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP
• Thông tư 31/2021/TT-BTC

II. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại chứng từ giao dịch được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, có thể có mã hoặc không có mã do cơ quan thuế cấp. Hóa đơn điện tử được tổ chức hoặc cá nhân tạo lập trong quá trình bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ thông qua thiết bị điện tử nhằm ghi nhận thông tin giao dịch theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Hóa đơn điện tử cũng bao gồm trường hợp được tạo từ máy tính tiền có chức năng kết nối và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế. 

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế xác thực và cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán ghi nhận trên hóa đơn.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Cách lập hóa đơn tùy thuộc vào việc doanh nghiệp lựa chọn lập trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế hay thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

Lưu ý về trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã: Doanh nghiệp khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đúng định dạng, đúng thông tin đăng ký và đầy đủ nộp dung của hóa đơn điện tử, đồng thời không thuộc các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (quy định tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP) thì mới được cấp mã xác thực.

III. Hướng dẫn chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử từ 01/06/2025 theo Thông tư 32/2025/TT-BTC

Căn cứ tại Điều 8 của Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025 quy định về chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử như sau:

Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại 11 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).

3.1. Đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế nếu thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 5 năm 2021 của Bộ Tài Chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế và được cơ quan thuế thông báo (Mẫu số 01/TB-KTT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì phải chuyển đổi sang áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế thông báo, người nộp phải thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử (chuyển từ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Sau 12 tháng sử dụng hóa đơn có mã nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì người nộp thuế thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), cơ quan thuế căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính để xem xét, chấp nhận hoặc từ chối. 

3.2. Chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với trường hợp doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh

Nếu doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh thì doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền áp dụng đối với hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng  như trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ; dịch vụ nghệ thuật; vui chơi, giải trí; hoạt động chiếu phim; dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam). Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế áp dụng cho các hoạt động kinh doanh khác.

IV. Đối tượng áp dụng Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 123/2020 và Nghị định 70/2025 về hóa đơn điện tử

Căn cứ Điều 2 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định về đối tượng áp dụng gồm tổ chức, cá nhân quy định tại Điều 2 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định cụ thể:

– Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bao gồm:

• Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác;
• Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
• Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh. 
• Nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam có hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác đăng ký tự nguyện sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. 

– Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

– Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.

– Người nộp thuế, phí và lệ phí.

– Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. 

– Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử. 

– Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực). 

– Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan. 

– Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

V. Xử lý hóa đơn điện tử của cơ quan thuế khi có sai sót như thế nào?

Căn cứ vào khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì đối với trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót sẽ xử lý như sau:

Đối với trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nhưng chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế. 

Đối với trường hợp có sai sót về: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn cách xử lý như sau:

• Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
• Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót. Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế). 

VI. Kết luận

Từ ngày 01/06/2025, việc chuyển đổi và áp dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ chặt chẽ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC và quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh cần chủ động rà soát loại hóa đơn đang sử dụng, thực hiện đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp với yêu cầu mới của cơ quan thuế. Đồng thời, cần tuân thủ đúng quy trình xử lý khi phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử nhằm tránh vi phạm các quy định về quản lý hóa đơn.

VII. Thông tin về Chúng Tôi, Hankuk Law Firm

■ Hankuk Law Firm

Mục tiêu của các dịch vụ pháp lý do HANKUK LAW FIRM cung cấp là hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà đầu tư và mọi người. Tổ chức của chúng tôi tuyển dụng các luật sư, đối tác và chuyên gia lành nghề người Hàn Quốc cung cấp các dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp liên quan đến các tập đoàn và tố tụng.

Để hỗ trợ quá trình khởi nghiệp, các luật sư và nhân viên của chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ, bao gồm tư vấn luật kinh doanh, tư vấn luật thuế và nhập cư, dịch vụ bất động sản, tư vấn kinh doanh, tiếp thị và truyền thông, nguồn nhân lực, phân phối sản phẩm, các lựa chọn nhượng quyền thương mại, v.v. Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên môn về mọi khía cạnh trong nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và đạt được kết quả tốt nhất, chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý và tham gia vào các vụ kiện dân sự liên quan đến kinh doanh, lao động, hôn nhân, gia đình và thừa kế.

■ Liên hệ Hankuk Law Firm

Để được tư vấn pháp lý đáng tin cậy và hiệu quả, vui lòng liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn những câu trả lời tốt nhất có thể và đội ngũ luật sư dày dạn kinh nghiệm của chúng tôi có kiến ​​thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực pháp lý. Chúng tôi luôn ở đây để cung cấp sự hỗ trợ có năng lực và tận tâm nhất, bất kể bạn đang giải quyết các vấn đề hợp đồng, tranh chấp thương mại hay cần hướng dẫn về đầu tư nước ngoài. HANKUK LAW FIRM rất vinh dự được hỗ trợ hàng trăm khách hàng trong nước và quốc tế giải quyết khéo léo các vấn đề pháp lý phức tạp với tư cách là đối tác pháp lý đáng tin cậy của họ. Đừng để các vấn đề pháp lý cản trở thành công của bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn hướng tới thành tựu và sự thoải mái về mặt pháp lý. Để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng đảm bảo quyền của bạn luôn được duy trì ở tiêu chuẩn cao nhất, hãy liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ.

■ Liên hệ ngay cho chúng tôi, Hankuk Law Firm:

Website: http://hankuklawfirm.com/en/  FB: https://www.facebook.com/hankuk.lawfirm  Tiktok: https://www.tiktok.com/@hankuklawfirm Youtube: https://www.youtube.com/@hankuklawfirm6375 Email:  info@hankuklawfirm.com   SĐT: 0942.339.063