I. Cơ sở pháp lý

Thủ tục đăng ký kinh doanh tại Việt Nam được quy định chủ yếu trong:

• Luật Doanh nghiệp 2020 (Điều 27 – 29 về hồ sơ và trình tự đăng ký doanh nghiệp), và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp 2025.
• Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, hướng dẫn chi tiết quy trình và trách nhiệm cơ quan đăng ký.
• Thông tư số 68/2025/TT-BKHĐT, ban hành mẫu biểu hồ sơ thống nhất trên toàn quốc.
• Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg, quy định hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, làm căn cứ xác định ngành nghề kinh doanh khi đăng ký.

II. Vai trò của Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC)

ERC là văn bản do Phòng Đăng ký kinh doanh (thuộc Sở Tài chính) cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập. Văn bản này có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, đều có giá trị pháp lý như nhau. Trong ERC, những thông tin quan trọng nhất của doanh nghiệp được ghi nhận, bao gồm:

• Tên doanh nghiệp;
• Mã số doanh nghiệp (đồng thời là mã số thuế);
• Địa chỉ trụ sở chính;
• Ngành nghề đăng ký;
• Vốn điều lệ;
• Thông tin người đại diện theo pháp luật;
• Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập (nếu có).

Vai trò của ERC:

• Khẳng định tư cách pháp nhân: Khi có ERC, doanh nghiệp chính thức được công nhận là một chủ thể pháp lý độc lập, có quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật.
• Điều kiện hoạt động hợp pháp: ERC giống như “giấy khai sinh” của doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp ký hợp đồng, mở tài khoản ngân hàng, phát hành hóa đơn và tham gia thị trường một cách hợp pháp.
• Cơ sở quản lý nhà nước: Thông tin trong ERC là dữ liệu đầu vào cho hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn quốc, giúp Nhà nước giám sát hoạt động kinh doanh, thuế, lao động và bảo đảm trật tự thương mại.
• Uy tín với đối tác: Đối tác, khách hàng chỉ yên tâm hợp tác khi doanh nghiệp có ERC. Đây là dấu hiệu chứng minh sự tồn tại hợp pháp, tránh các rủi ro từ giao dịch “chui” hoặc không được pháp luật bảo vệ.

III. Đối tượng cần thực hiện thủ tục đăng ký kinh doanh

Thủ tục ERC là bắt buộc đối với mọi cá nhân, tổ chức khi muốn thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam. Tùy từng trường hợp, có thể phân chia như sau:

1. Doanh nghiệp trong nước

• Cá nhân, tổ chức Việt Nam thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (một thành viên hoặc nhiều thành viên), công ty cổ phần, công ty hợp danh hoặc doanh nghiệp tư nhân.
• Các doanh nghiệp đang hoạt động nếu có sự thay đổi quan trọng như chia, tách, hợp nhất, chuyển đổi loại hình… cũng phải thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi và được cấp ERC mới.

2. Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

• Với nhà đầu tư nước ngoài, thủ tục sẽ gồm hai bước: (i) xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) để được chấp thuận dự án đầu tư; và (ii) xin ERC để thành lập doanh nghiệp.
• Chỉ khi có ERC, doanh nghiệp FDI mới chính thức có tư cách pháp nhân tại Việt Nam và được phép đi vào hoạt động.

3. Một số trường hợp đặc biệt

• Hộ kinh doanh cá thể không cần ERC, mà thực hiện đăng ký theo quy định riêng tại UBND cấp xã, phường. Tuy nhiên, nếu muốn mở rộng quy mô và chuyển thành công ty, hộ kinh doanh vẫn phải xin ERC.
• Các tổ chức phi lợi nhuận, hiệp hội hoặc văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cũng có thủ tục riêng, nhưng không được cấp ERC theo Luật Doanh nghiệp.

IV. Hồ sơ và quy trình xin cấp ERC

1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy theo loại hình doanh nghiệp, hồ sơ sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, những tài liệu cơ bản bao gồm:

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu;
• Điều lệ công ty;
• Danh sách thành viên (đối với công ty TNHH nhiều thành viên) hoặc danh sách cổ đông sáng lập (đối với công ty cổ phần);
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức tham gia góp vốn;
• Quyết định góp vốn, văn bản cử người đại diện (nếu có thành viên là tổ chức);
• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài.

2. Quy trình thực hiện

Quy trình cơ bản gồm 4 bước:

• Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp soạn thảo đầy đủ tài liệu theo loại hình. Đây là bước quyết định sự suôn sẻ của toàn bộ thủ tục.
• Bước 2 – Nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy biên nhận điện tử sau khi hoàn tất.
• Bước 3 – Xem xét hồ sơ: Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ xem xét. Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan sẽ cấp ERC. Nếu chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung.
• Bước 4 – Nhận ERC và thực hiện thủ tục sau đăng ký: Sau khi có ERC, doanh nghiệp phải công bố thông tin trên Cổng thông tin quốc gia, khắc dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, nộp thuế môn bài và treo biển hiệu tại trụ sở.

3. Thời gian xử lý:

Luật quy định thời gian cấp ERC là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, thực tế có thể kéo dài từ 5 đến 7 ngày, đặc biệt với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện.

V. Lưu ý cho doanh nghiệp

• Tên doanh nghiệp: Cần kiểm tra trước để tránh trùng hoặc gây nhầm lẫn. Đây là lỗi phổ biến nhất khiến hồ sơ bị trả lại.
• Ngành nghề kinh doanh: Chỉ được đăng ký ngành nghề không cấm. Nếu hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện (ví dụ: giáo dục, vận tải, logistics), doanh nghiệp phải xin thêm giấy phép con.
• Vốn điều lệ: Luật không bắt buộc mức vốn tối thiểu (trừ ngành nghề có điều kiện). Tuy nhiên, vốn điều lệ ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, khả năng vay vốn và trách nhiệm pháp lý. Doanh nghiệp cần cân nhắc kê khai phù hợp.
• Thời hạn góp vốn: Thành viên/cổ đông phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp ERC. Nếu không góp đủ, phải điều chỉnh vốn điều lệ và tỷ lệ góp vốn, nếu vi phạm có thể bị xử phạt.
• Khuyến nghị:
  • Chuẩn bị hồ sơ cẩn thận, hạn chế sai sót để tiết kiệm thời gian.
  • Doanh nghiệp FDI nên nhờ đơn vị tư vấn pháp lý chuyên nghiệp hỗ trợ, vì hồ sơ thường phức tạp hơn.
  • Sau khi được cấp ERC, nhanh chóng hoàn tất các thủ tục hậu đăng ký để tránh vi phạm hành chính.

VI. Kết luận

Thủ tục đăng ký kinh doanh (ERC) tại Việt Nam là bước đi đầu tiên, mang tính quyết định đối với sự tồn tại hợp pháp của một doanh nghiệp. Pháp luật đã đơn giản hóa thủ tục này nhằm khuyến khích khởi nghiệp và đầu tư, nhưng trên thực tế vẫn có những vướng mắc, đặc biệt đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài hoặc hoạt động trong lĩnh vực có điều kiện.

Việc hiểu rõ cơ sở pháp lý, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và tuân thủ đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Đối với nhà đầu tư, ERC không chỉ là giấy tờ pháp lý, mà còn là tấm giấy thông hành mở ra cánh cửa bước vào thị trường Việt Nam đầy tiềm năng.

VII. Thông tin về Chúng Tôi, Hankuk Law Firm

■ Hankuk Law Firm

Mục tiêu của các dịch vụ pháp lý do HANKUK LAW FIRM cung cấp là hỗ trợ các doanh nghiệp, nhà đầu tư và mọi người. Tổ chức của chúng tôi tuyển dụng các luật sư, đối tác và chuyên gia lành nghề người Hàn Quốc cung cấp các dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp liên quan đến các tập đoàn và tố tụng.

Để hỗ trợ quá trình khởi nghiệp, các luật sư và nhân viên của chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ, bao gồm tư vấn luật kinh doanh, tư vấn luật thuế và nhập cư, dịch vụ bất động sản, tư vấn kinh doanh, tiếp thị và truyền thông, nguồn nhân lực, phân phối sản phẩm, các lựa chọn nhượng quyền thương mại, v.v. Chúng tôi cung cấp tư vấn chuyên môn về mọi khía cạnh trong nhu cầu kinh doanh của bạn.

Để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của khách hàng và đạt được kết quả tốt nhất, chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý và tham gia vào các vụ kiện dân sự liên quan đến kinh doanh, lao động, hôn nhân, gia đình và thừa kế.

■ Liên hệ Hankuk Law Firm

Để được tư vấn pháp lý đáng tin cậy và hiệu quả, vui lòng liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ. Chúng tôi cam kết cung cấp cho bạn những câu trả lời tốt nhất có thể và đội ngũ luật sư dày dạn kinh nghiệm của chúng tôi có kiến ​​thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực pháp lý. Chúng tôi luôn ở đây để cung cấp sự hỗ trợ có năng lực và tận tâm nhất, bất kể bạn đang giải quyết các vấn đề hợp đồng, tranh chấp thương mại hay cần hướng dẫn về đầu tư nước ngoài. HANKUK LAW FIRM rất vinh dự được hỗ trợ hàng trăm khách hàng trong nước và quốc tế giải quyết khéo léo các vấn đề pháp lý phức tạp với tư cách là đối tác pháp lý đáng tin cậy của họ. Đừng để các vấn đề pháp lý cản trở thành công của bạn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn hướng tới thành tựu và sự thoải mái về mặt pháp lý. Để được hướng dẫn và hỗ trợ nhanh chóng đảm bảo quyền của bạn luôn được duy trì ở tiêu chuẩn cao nhất, hãy liên hệ với HANKUK LAW FIRM ngay bây giờ.

■ Liên hệ ngay cho chúng tôi, Hankuk Law Firm:

Website: http://hankuklawfirm.com/en/  FB: https://www.facebook.com/hankuk.lawfirm  Tiktok: https://www.tiktok.com/@hankuklawfirm Youtube: https://www.youtube.com/@hankuklawfirm6375 Email:  info@hankuklawfirm.com   SĐT: 0942.339.063